マイナンバー対応の報告

今月号では、弊社のお客様企業に対する『マイナンバー対応の取組み』をご紹介したいと思います。
私は常々、スタッフに対して次の二つのことを一貫して言い続けております。先ずは、お客様企業の事業者の方々に正しいマイナンバー対応の実践的な知識を身につけていただき、それをサポートしていくことが私どもの使命であること。もう一つは、税金等に関する業務を請負う際に、お客様企業の社長や従業員様のマイナンバーを使用させていただくうえでの、いわゆる個人情報に対する弊社のスタンスを明確に伝えご理解をいただくこと。
前者は、マイナンバーを安全に管理する義務がある事業者側のリスク管理であり、後者は、それを業務上使用する弊社のリスク管理であるといえます。

●自己完結型の安全管理

私どもは、事業者自身が本年中に行うべきこととして、次のようなご案内と共に各種管理ツールのご提供を始めております。
① 基本方針の策定　…　特定個人情報等の適正な取扱いのために、会社の基本となる対応方針を定め従業員に周知徹底する。
② 取扱規程の作成　…　基本方針に基づいた特定個人情報等の運用方法を規程にまとめる。
③ 取扱い担当者の選任　…　マイナンバーの事務取扱い担当者（総務・経理担当等）を決定し、管理責任者（社長等）に報告する体制を整える。
④ 取扱い業務の把握　…　給与所得・退職所得の源泉徴収票、給与支払報告書、報酬料金等の支払調書、健康保険・厚生年金・雇用保険の届出事務など、マイナンバーの記載が必要な業務を把握する。
⑤ 取扱ルールの決定　…　収集する対象者の洗出し、使用目的の確定と収集対象者への通知方法の決定、収集したマイナンバーの記録・保管方法及び廃棄・削除方法の決定など、安全に管理するためのルールを作る。
ここで大事になるのは、お客様企業が自己完結型で安全に管理できる仕組みをきちんと作りあげることではないでしょうか。なぜならば、マイナンバーは一生涯個人に付きまとう背番号であり、従業員を雇用し続ける限り個人情報の管理義務は事業者にあるからです。

●事務所の方針を明確にする

一方、約700社のお客様企業の社長や従業員様の膨大な数のマイナンバーを業務上使用する弊社にとりましても、その取扱いに関しては細心の注意が必要となります。
そこで弊社は、マイナンバーの漏洩・滅失を根本的に防止するため、「書面によるマイナンバーの収集を一切行わないペーパーレス化の実践、お客様企業にマイナンバーをシステムで自己管理していただきそれを必要な時だけ使わせていただく」、というスタンスを明確に打ち出しております。
また、大切な個人情報であるマイナンバーの取扱に関しましては、「特定個人情報等の取扱に関する覚書」を請負業務の種類別に（年末調整及び法定調書作成、所得税申告、社会保険及び労働保険届出書作成）締結させていただいております。
※マイナンバーのシステムによる管理につきましては第75号をご参照ください。

●モバイル給与のすすめ

現在、おかげ様をもちまして、弊社の『マイナンバー対応の取組み』につきましては、約8割のお客様企業にご賛同をいただいております。今後も国の動向を注視しながら、より安全な管理運営方法をご案内して行く所存でございますのでご安心ください。
最後になりますが、ここでお得情報をひとつ。弊社独自の会計・給与ソフトCASHRADARに搭載された「マイナンバーメニュー」をご利用いただくと、併せて給与計算システムを無料でご使用いただけます（なお、従業員6名以上の場合は有料となります）。手前味噌になりますが、このシステムは別名「モバイル給与」といい、紙での給与明細いらず、手間いらず、スマートフォンやパソコンで簡単に閲覧できる優れものです。
お客様企業用にカスタマイズしたマスタの作成、操作のご指導など、担当スタッフがしっかりサポートいたします。是非ともこの機会にご利用ください。

代表社員・税理士　佐藤 修一