マイナンバー管理システムの活用

従業員からのマイナンバーの収集が始まっています。例にもれず、私の家内も、昨年末に届いた自身のマイナンバー「通知カード」のコピーと勤め先から配布された独自の申請書を持参していました。
また、先日お会いしたお客様企業のＡ社では、次のような手順で収集作業を進めているとのことでした。Ａ社は多店舗展開をしている美容室で、従業員数は400名を超えています。
先ずは、各店舗宛に、マイナンバー収集を始める旨の通知文を送付しました。まだまだマイナンバーに関するスタッフ様の認識は低いということで、あえて簡潔に要件のみが伝わるような内容に止めました。通知文のポイントは、次の３点です。
・提出書類：マイナンバー「通知カード」のコピー（扶養家族分を含め全員分）
・提出方法：本部より発送する「マイナンバー返信用封筒」に、各スタッフ様本人が封入し必ず封をして直接返送
・提出期限：○月△日まで

収集・管理手順

今回のＡ社のマイナンバーの収集・管理については、弊社独自の会計・給与ソフトCASH RADAR PBシステムに新たに搭載された『マイナンバー管理システム』が一役買っております。
また弊社においても、「税金」「社会保険」等の請負業務の中で、必然的にＡ社のマイナンバーを取り扱うことになりますので、安全・確実な収集・管理方法をアドバイスする責任がある、と考えております。ここで、その手順を、もう少し詳しくご説明したいと思います。
〈STEP１・準備〉マイナンバー管理システム導入
　ネット上から、システムを購入していただき初期設定を行いました。
〈STEP２・収集〉従業員からのマイナンバー収集
　Ａ社では、各店舗宛の通知文とシステムから出力した「個人番号申出書（本人と扶養親族のマイナンバー記載用紙）」を配布し、マイナンバー「通知カード」のコピー（扶養家族分を含め全員分）と共に「個人番号申出書」を収集しました。
〈STEP３・管理〉マイナンバー情報を入力
　収集したマイナンバーを、運用責任者がシステムに入力。入力完了後は、「個人番号申出書」と「通知カード」のコピーは、必ず破棄するようにしました。
〈STEP４・運用〉運用開始
　これで運用準備完了です。
〈STEP５・委託〉覚書を提出
　弊社においても、Ａ社のマイナンバーを取り扱う関係で、「特定個人情報等の取扱いに関する覚書」を交わしました。

厳格な安全管理義務

マイナンバーの収集自体は単純作業なのですが、ここで特に注意が必要なことは「誰が管理するのか、誰が責任を負うのか」という安全管理義務の部分です。
マイナンバー制度においては、私どものお客様企業である事業者やそれを請負業務上使用する弊社に対して、特定個人情報（マイナンバーをその内容に含む個人情報）の適正な取り扱いを求めています。つまり、個人情報保護の観点から、マイナンバーの漏洩、滅失、毀損等の防止が義務付けられています。
それに違反した場合には、番号法という法律で厳しい罰則があり、最高で「４年以下の懲役または２００万円以下の罰金」が科されることになっています。

仕組み作りをご支援します

そこで弊社では、今月より『マイナンバー管理システム』をお客様企業に順次ご案内し、収集・管理方法について助言・支援させていただいております。安全管理上のミスを最小限に抑えるためには、人的な要素に頼るのではなく、システムで管理する仕組み作りが肝要ではないでしょうか。
弊社の『マイナンバー管理システム』は、安全管理上、次のような便利機能を有しておりますので、安心してお使いいただけます。
・マイナンバーを閲覧、登録、廃棄、印刷した操作履歴がすべて記録できるので、社内において適切に運用できているかを自己点検できます。
・マイナンバーの取扱責任者及び権限が登録できるので、漏洩、滅失、毀損等の防止につながります。
・マイナンバーは、処理する必要がなくなった場合や、法令に定める保存期間を経過した場合などには、すみやかに廃棄または削除することになっています。このため、年度ごとにマイナンバーの保存状況を表示し、保管不要となった年度のマイナンバーを一括削除することができます。
このソフト一本で、「簡単・らくらく・安全管理」間違いなしです。是非とも、ご活用ください。

代表社員・税理士　佐藤 修一