議事録サービスの開始

会計データの作成や給与計算を担う『CASHRADAR PBシステム』と共に、『私書箱システム』は、今や弊社にとって、無くてはならないツールの一つになりました。9月1日のコラムでもご紹介したとおり、私書箱は、次の三つの機能を有したシンプルなＷｅｂシステムです。

・質疑応答メニュー：お客様と担当職員との質疑応答・連絡に使用し、やり取りの履歴を時系列に確認できる。
・報告書メニュー：会計データのチェック内容の詳細報告、代行入力の結果報告、担当職員からお客様へのメッセージレター、タイムリーな税務・会計・経営に関する情報などを報告できる。
・申告書・資料等メニュー：郵便局の私書箱と同じように、お客様の専用ＢＯＸをＷｅｂ上に持っているイメージで、その中に、定款、謄本、決算書・申告書などの税務会計に関する書類をデータ化し保管することでき、必要に応じて閲覧、印刷できる。

税務会計業務のＩＴ化実現

この私書箱システムの活用が進むにつれて、弊社内では、電話やメールに代わってお客様企業とのコミュニケーション手段として定着し（あるスタッフは、「メール」と「私書箱の質疑応答メニュー」の使用割合が「20：80」になっています）、紙ベースで郵送していた会計データがＷｅｂ上の電子報告になり、税務会計書類の保存方法も紙から電子データに100％移行が完了しました。
私どもの仕事のスタイルが、大きく目に見えてはっきりと変化、いや、進化してきているのです（遅ればせながら、税務会計業務のＩＴ化が、やっとのこと具現化してきたのです）。そして、報告書メニューを利用して、新たに「議事録サービス」を開始しました。これは、概略、次のようなものです。
現在、私どもの事務所は、原則として「来社型」スタイルで、日々の税務会計業務を行っております。例えば、会計データ報告、税務相談、決算事前打合せ、決算報告、CASHRADAR PBシステムの操作練習などで、お客様企業は日々ご来社されます。
その目的は様々ですが、担当職員は面談を実施したら例外なく必ずその内容を私書箱の報告書メニューを用いて議事録にまとめ、所長である私に点検を受けるルールになっております。そして、私が承認すると、その日のうちに自動的にお客様企業に送付される仕組みになっています。
図①をご覧ください。議事録には、日時、参加者、場所、打合せ内容要旨などを、感情を抜きにして簡潔に記載するよう心がけております。

図①私書箱による議事録サービス

思わぬ効果

このサービスを始めて約４ヵ月が経過しましたが、ある効果が出始めております。
・担当職員が、お客様企業と理由は何であれ、面談後に例外なく議事録を作成し私に提出、さらにはお客様企業にも提供されるため、より緊張感を持って面談に臨むようになったこと。
・必ず議事録という形で文字に残すため、お客様企業との間で、「言った言わない」のトラブル防止になること。
・面談すると、必ずその日のうちに、議事録がＷｅｂ上で提供されるので、お客様企業からの信頼感・安心感が増しサービス向上につながること。

私書箱システムの利用促進

私どもの職員の日常業務における時間配分を見ていると、会計データ作成や会計データチェックといった労働集約的な作業から、税務相談、報告書や議事録の作成、決算の事前打合せ・節税対策などの知識集約的な作業に、重点を置き始めているように感じます。
所長である私も、私書箱の各種メニューを日々チェックすることで、弊社が求める一定水準の税務会計サービスの品質を保ったり、都度、質疑応答や報告書の内容をチェックしながら助言・指示をすることで職員のレベルアップを図ったりと、活用の幅はどんどん広がって来ています。
これからも、私書箱システムをフル活用して、お客様企業に安心と信頼をご提供して行く所存でございます。操作方法はいたってシンプル、是非ご利用ください。
なお、私書箱システムについてご不明な点がございましたら、担当職員に遠慮なくお尋ねください。

代表社員・税理士　佐藤 修一