私の新しい日課

「夕方６時を過ぎると、小一時間ほどかけて、その日のお客様と職員とのやり取りに１件残らず目を通し、該当職員にメールで助言・指示をする、あるいは、お客様に直接連絡を入れる」、これが私の新しい日課となってから約１ヵ月が経ちました。
私どもの事務所では４年程前から、税務相談の回答や業務連絡を行う場合、電話・メールといった手段ではなく、弊社が独自に開発した『私書箱システム』の活用を推進してまいりました。
中でも、コミュニケーション機能を担う「質疑応答」メニューは、お客様と職員とのやり取りの履歴を時系列に確認できるため、その内容の妥当性をチェックするにはもってこいです。また見方によっては、両者の信頼関係度合を推測することも可能となります。定期的に連絡を取り合ってよい関係を保っているのか、逆に、音信不通の状態が何カ月間も続いていないか。

優れもの『私書箱システム』

手前味噌になりますが、これ以外にも、私書箱システムには便利機能が搭載されていて、日々の業務を遂行する上では必要不可欠なものとなっております。
・「報告書」メニュー
会計データのチェック内容の詳細報告、代行入力の結果報告、担当職員からお客様へのメッセージレター、タイムリーな税務・会計・経営に関する情報などを、Ｗｅｂ上で報告します。また、この報告書は、国税ＯＢ税理士が点検した後、所長である私が全て決裁をしているため、私どもの事務所がご提供する税務会計サービスの品質を保証する意味合いも含んでいます。
・「申告書・資料等」メニュー
郵便局の私書箱と同じように、お客様の専用ＢＯＸをＷｅｂ上に持っているイメージです。そしてその中に、定款、謄本、決算書・申告書などの税務会計に関する書類をデータ化し保管することで、お客様と私どもの事務所が情報を共有することができ、必要に応じて閲覧、印刷できます。必要書類のペーパレス化、保管場所の省スペース化を実現することで、お客様共々大変重宝しています。

古いやり方と古い頭

冒頭でも申し上げましたように、私書箱システムを使い始めて４年、いや４年も経つのに…。
ほんの１ヵ月足らずで、「質疑応答」メニューのやり取りの履歴を毎日確認することを繰返すうちに、ある事に気づかされました。それは、業務システムがこれだけ進化しているのに、私の頭の中は古いまま何も変わっていない、ということです。
職員をいかにマネジメントするかで、お客様からの評価、事務所の成長発展具合、職員自身の仕事へのモチベーションは、大きく左右されます。職員が日々お客様と良い関係を保ちながら仕事をしているのか、税務相談の回答や報告書の内容・レベルはプロとして弊社が求める一定水準を満たしているのか。
今までは、職員一人ひとりの仕事ぶりを長年の勘にたよりながら観察し、時には声掛けして状況をヒアリングし、マネジメントしていたつもりになっていた古いやり方。そこから脱却できないでいた古い頭。

職員のマネジメント

職員が日々のルーチンワークで、『私書箱システム』や『CASHRADAR PBシステム』を使いこなしているのであれば、所長である私もその中に身を投じ、古い頭を強制的に新しい頭に取り替えて、新しい手段を用いた新しいマネジメントの仕方を取り入れ、時代の流れに乗り進化しなければならないのでは、と。
Ｗｅｂ上で、会計データは勿論のこと、やり取りの内容・履歴、ご提供する定期報告書、重要書類にいたるまで全てを、一瞬にそして手軽に確認できる時代なのです。
今はまだ、小さな一歩を踏み出したばかりですが、所長として現場を任されているからには、独自のシステムを持っているという最大の強みを追い風にして、新しい時代の職員のマネジメントのあり方を模索し、確立してゆきたいと考えております。

代表社員・税理士　佐藤 修一