人に依存しない仕組み作り_{2015年08月11日}

40代サービス業の経営者様のお話です。

昨年秋にご来店いただき、先月末に私どものご契約をいただきました。

初めてお会いした時のご相談内容は、今お世話になっている会計事務所は担当の方が頻繁に変わり
帳簿データの入力ミスが多く困っているというものでした。
ただでさえ少ない人員で事業を運営されている中、会計事務所の処理に間違いがあるかチェックする
ストレスも抱えていました。

私どもでは、面倒な会計帳簿の作成業務を丸投げしていただくサービスもご用意しておりますが、
お客様ごとに入力マニュアルを必ず作成し所内で共有しています。
例え担当者が変わった場合でもお客様に一度お話しいただいたことをまたお話しいただくことがない
ようにするためです。
新しいお取引内容が発生した場合は、常にバージョンアップを行い最新の状態を維持します。

このマニュアルの素晴らしさは、帳簿データの入力ミス削減だけに留まりません。
「会社の成長と共に経営データをリアルタイムに知りたい」といったご要望をいただくことがござい
ますが、お客様が自社で経理を行いたいとお考えになられた際にこのマニュアルがそのまま活用でき
るのです。
そして、最大のポイントは、万が一経理担当者の方が退職されたとしても後任の方にすぐに同じよう
に帳簿作成をしていただくことが可能となることです。
人材不足により経理経験のある良い方が見つからないというご相談も良くお聞きしますが、そのよう
な時代だからこそ人に依存しない仕組み作りが必要だと感じます。

この経営者様がおっしゃったことは、
「人が手作業を行っている限りミスを100％なくすことは絶対にできない。ただ、同じ間違いを繰り
返さないためにどうするかが重要だと思う。是非マニュアルを共有させてもらい常に良い方向へと
一緒に進んでいきたい。自社で帳簿を作成することなったときはサポートして欲しい。」と。

同じミスを繰り返さないことは当然ですが、この経営者様に安心してお悩みやご相談をお話いただけ
るよう、今後も徹底した仕組み作りを目指していきたいと思います。

本日も私どものブログをお読みいただき、ありがとうございました。